あなたの依頼は伝わっていない？気持ちよく動いてもらうための依頼方法

業務のさまざまなシーンで、誰かに何かを依頼する場面があると思います。
僕も何万回と依頼してきましたが、よくこんな問題が起こりました。

• なかなか依頼を引き受けてもらえない
• 期日を守ってもらえない
• 出てきたものが、期待したものとぜんぜん違う

僕は、上記の問題はすべて相手のせいだと思っていました。
しかし、自分の「依頼方法」にも問題があるのではないかと考え、
以下の内容に注意するようになってからは、驚くほど改善しました。

上記に興味がある人は目次に沿ってお進みください

以前は、嫌な顔して引き受けてくれなかった人、
だいぶ遅れて全然頼んでないアウトプットを出す人たちが、
よろこんで引き受けてくれるようになりました。

期日前にアウトプットを届けてくれるようになりました。
期日に間に合わないときは、申し訳なさそうに謝罪して
代替案を提案してくれるようになりました。
(逆に代替案のほうが優れた結果になることがしばしば)

もちろん100%ではありませんが、僕の経験では、
好意的な反応が増えたのは間違いありません。

自分の「依頼方法」を変えると、相手の「アウトプット」も変わります。
まだこの経験をしたことがない人は、ぜひこの経験をしてみてほしいです。

依頼を受けてもらえない、伝わらないのはなぜ？

依頼すると嫌な顔をされたり、引き受けてくれたけど期日を過ぎても連絡がない、依頼した内容と違うことをやってくれたり・・・。
こういう経験があるのは僕だけでしょうか？
その理由を考えてみました。

なぜ､引き受けてもらえないのか

引き受けてもらえない理由はいろいろありましたが、僕の場合は突き詰めると以下の理由であることが多かったです。(プロジェクトの振り返りなどで確認)

• 相手が、それは自分の仕事ではないと思っている
• 相手が、他の作業でいそがしくてそれどころではない
• 依頼内容が大変そうでやりたくない
• その作業の必要性を感じない

なぜ、期日を守ってもらえないのか

期日を守ってもらえない理由は、以下のようなものが多かったです。

• そもそも明確な期日を伝えていない
• 相手が他の作業に追われて忘れていた
• 相手が勝手に多少遅れても大丈夫だと思った

なぜ、期待したアウトプットと全然ちがうのか

これは意外とよく見かけるのではないでしょうか。
主なに原因としては、以下のケースなどがあげられると思います

• 明確なアウトプットイメージを伝えていない
• 成果物の形式、対応方法を相手に任せた
• 何のための作業なのか、相手に目的が伝わっていない
• 相手に依頼するとき、自分がその依頼目的を理解していない

恥ずかしながら、ここで口論になるケースも何度か経験しています・・・
相手も一生懸命がんばって動いてくれたのに出来たあとで「それじゃない」
と言われたらやる気なくしますよね。
僕の場合、このケースでいちばん根が深かった問題は、上記の一番下でした。
目的を理解したつもりで理解できていなかったとき、非常にあいまいな依頼をしてしまったことがあります。それは完全に僕が悪いですね。
みなさんは、こんな酷いことはしませんよね？

依頼する前の準備

依頼する前に、もう一度落ち着いて考えてみましょう。

その依頼が本当に必要か考える

よく考えるとそれ、実は「必要のない依頼」の可能性が有ります。
まずは、依頼しようとしているその仕事が本当に必要か
依頼する前にもう一度落ち着いて考えます。

このとき、依頼の適切な期限、アウトプットの形なども考えます。

誰が実施するのが最も適切かを考える

依頼する前に、その内容と関係者を見渡して依頼先として最も適切な人は誰か、客観的な目線で再度考えてみてください。
（体制上の役割、その依頼を実行するためのスキル、作業時間の確保など）
それらも考慮したうえで主に、依頼しようとしている相手が
「確かにこれは自分がやるべきだ」
と思えることが大切です。

自分に何ができるかを考える

依頼する事項に関連し、あなた自身が何をできるかも考えましょう。
「自分は何もしない」けど、要求だけする人の依頼は受けたくないですよね。
主に引き受けてくれる相手にとって有益と感じてもらえることを「先に」やりましょう。

依頼するときに意識すること

実際に依頼するとき、以下を注意するとかなり伝わりやすくなります。

依頼の背景や目的を伝える

依頼者(あなた)はなぜ、その”依頼”が必要なのか、それにより何を解決したいのか。
この依頼をするに至った背景と、この依頼により何を解決したいのかを伝えましょう。

相手に「あなたに頼む理由」を伝える

この依頼を、なぜその相手に依頼するのか理由を伝えましょう。
「その人にしかできない」「その人だから頼める」具体的な理由を伝えます。

希望する期限とその理由を伝える

なぜその期限までに必要なのか、遅れるとどうなるのかを伝えましょう。
相手が具体的にイメージができるように、最初に挙げた背景と目的をふまえて希望する期限とその理由を伝えましょう。

その依頼のために、まず自分がやることを伝える

誰かに何か依頼するとき、多くの場合、ほかにも必要な対応があります。
依頼する前提として、自分がやることも伝えましょう。

「自分ばかりが大変だ」と思うと依頼に対してネガティブになりやすいです。
可能であれば、その相手が難しい(やりたくない)と思っていることを自分がやると伝えると効果的です。

希望するアウトプットの形を伝える

具体的にどんなことをしてほしいのか、結果としてどんなものが欲しいのか具体的に伝えましょう。
依頼への対応として、例えば何かの情報を集めてほしい場合などは、
「テンプレート」を用意して、これに穴埋めしてほしいと伝えましょう

大変に思われがちですが、予期しない形式でもらうよりも結果的に手がかからない可能性が高いです。
これができない場合、「自分がその依頼目的を理解していない」に該当する可能性が高いです。

依頼が伝わったことを確認する

内容をつたえ、期日までに間に合いそうか相手に確認を取りましょう。
相手に、「そのアウトプットでその期日までであれば対応できる」という趣旨の回答を宣言してもらいましょう。

リマインドする

期日の前日（対応期間が長いものの場合は数日前）
※ここは依頼内容や状況によりかわりますが
相手に、対応状況を確認しましょう。

対応が難しくなった場合は、期日前にそのリスクを知ることができます。

まとめ

何かを依頼するときは、相手に伝わる形で具体的に以下を確実に行いましょう。
これらに気を付けて依頼した場合と、すべて曖昧なまま依頼した場合とでは、その結果は大きくかわります。

上記を実行するのは、慣れるまで少し大変に感じるかもしれません。
しかしその後は、らくに仕事が進むような気がしませんか？